Si l`employé répond bien à la lettre d`avertissement et modifie son comportement, assurez-vous de suivre avec rétroaction positive pour leurs efforts pour changer leur comportement. Si l`employé réagit mal à la lettre d`avertissement, vous devez décider si c`est parce que vous avez mal géré la situation ou parce qu`ils ne veulent tout simplement pas tenir compte des règles que vous avez établies pour eux. Une composante importante de l`avertissement d`un employé dont il a besoin d`amélioration est cohérente au fil du temps. Vous commencerez à paraître stupide très rapidement, et peut-être même des poursuites météo, si vous critiquez un employé pour son retard et pas un autre. Enfin, Williams suggère que vous pourriez adoucir le coup de la lettre d`avertissement avec des commentaires positifs, mais que vous ne devriez pas le faire au détriment de la clarté. «Je pense que c`est très important de souligner le positif, mais au point où vous écrivez une lettre et que vous envisagez de virer la personne, vous devez vous assurer que vous n`êtes pas l`inclusion du positif pour le rendre plus facile pour vous-même, dit-elle. D`autres causes courantes de rédaction d`une lettre d`avertissement comprennent la façon dont les employés traitent leurs collègues, la tenue vestimentaire inappropriée et les communications électroniques que l`entreprise juge inappropriées, comme la visite de médias sociaux ou de sites pornographiques. Il y a trois composantes principales du corps d`une lettre d`avertissement à un employé. Tout d`abord, vous devez décrire la conduite antérieure qui était inacceptable alors vous devez identifier, en revanche, la conduite requise ou attendue. „Enfin, dit Kane,” et c`est ce qui est le plus souvent omis, est les conséquences d`un manquement à suivre ce comportement prescrit ou proscrit. ” Reed note qu`il est important d`être aussi précis que possible à la fois dans le texte de la lettre d`avertissement et dans les communications verbales qui mènent à elle. De cette façon, il y a aussi peu de place que possible pour la mauvaise interprétation. Bien que chaque entreprise puisse choisir de traiter différemment les infractions aux employés, et le protocole changera évidemment en fonction de la sévérité de l`inconduite, il y a une progression conventionnelle pour émettre des avertissements de plus en plus sérieux à l`employé.

«Beaucoup d`employeurs commenceront par un avertissement verbal documenté, puis ils vont passer à un avertissement écrit, puis un avertissement écrit final, et puis la cessation de l`emploi après cela», dit Darren Reed, un membre du panel d`expertise spéciale à la société pour l`homme Gestion des ressources. Un autre type de problème est encore plus fréquent que n`importe lequel des problèmes énumérés ci-dessus, et c`est la qualité ou la quantité de la production d`un employé. La quantité de travail qu`un employé peut augmenter avec des efforts supplémentaires sur sa part, mais la même chose n`est pas toujours vrai de la qualité. Par exemple, «si quelqu`un n`a tout simplement pas de talent artistique, il ne fait pas beaucoup de bien pour leur donner 17 avertissements», dit Kane. En plus de s`appuyant sur vos politiques et précédents dans l`histoire de votre entreprise, une façon d`être plus cohérente est d`avoir des modèles standard pour documenter les problèmes au fur et à mesure qu`ils se développent.